這其中包括：

 

舉辦活動的時間是在白天還是晚上？

 

什么時候開始？什么時候結束？

 

活動要求著正裝還是休閑裝？

 

果客人從工作單位趕來參加活動，或者活動結束后趕著去上班，是否有足夠的時間換衣服？

 

志愿者是否有足夠的時間離開本職工作，在客人來到之前將一切事情準備妥當？

 

大部分的活動都會客人及其配偶到場。如果會議是在一周的中間幾天的白天舉行，那么有的客人的配偶可能很難到場。所以將時間定在傍晚比較合適。或者你可以安排到周末，這樣兩人都會有空了。

 

你的客人從何處趕來？

 

這也是你在計劃時間的時候必須考慮的一個因素。

 

他們下班以后直接趕到活動現場來嗎？

 

他們通常幾點下班？

 

如果他們還會帶一個客人來，原定的時間仍然對他們合適嗎？

 

他們會不會在路上遇到堵車的情況？

 

他們是從郊區趕到市區來嗎？

 

兩種情況可能同時存在，這取決于夫婦雙方居住和上班的地點。

 

你的活動會持續多長時間？

 

第二天是不是工作日？

 

夫婦第二天都需要早起嗎？

 

客人和他們的配偶可能會分乘不同的車輛來到會場，有足夠的停車位嗎？

 

如果活動要求出席者穿宴會小禮服并帶黑領結，客人們有足夠的時間回家換衣服嗎？

 

或者他們需要帶著更換的衣服去上班嗎？

 

他們可以提前下班嗎？

 

你是否給工作人員、志愿者預留了充足的時間趕到會場、停車準備、換裝、吃飯？

 

在第一個客人預計到達時間的至少半小時前他們能否將一切都準備好嗎？

 

幾年前，在洛杉磯某私人慶祝晚宴活動上。這次晚宴活動刻意安排在奧斯卡頒獎晚會的時間，并且包括了一個奧斯卡之夜主題晚會。客人們都是從外地來的，而這次晚會也是他們的告別活動。此時的好萊塢正值熱鬧非凡的時候，到處都能看到電影明星。為了拍攝客人們抵達洛杉磯時聚會的場景，主辦方借來了一套電影拍攝裝備，客人們有機會利用劇本、化妝師和道具自己“拍電影”。他們舉辦奧斯卡主題晚會的地點離飯店有一段距離。所以需要交通車送他們回飯店。組織者提前預訂了25輛加長禮賓車，一般通常甚至在別人還沒想到奧斯卡之夜的時候就早早地簽了用車協議并交了定金。你可以想象，禮賓車在這時候是多么搶手。組織者還規定，如果客人有要求的話，禮賓車當晚還可以供他們繼續使用。在晚宴活動結束之后，客人們乘坐著禮賓車去觀賞別具風格的洛杉磯夜景。這是一次讓人終身難忘的活動，至今很多人對此還津津樂道。

 

如果你在確定活動時間的時候，如果你能站在來賓的角度，多為他們考慮一下，為他們衣食住行的方便都安排好，他們還有什么理由不來呢？還有什么因素能妨礙你的活動取得成功呢？